已去掉具体地区口径，按全国通用要求整理，现场核查时以审批机关最新通知为准。 档案管理制度不完善，现场核查怎么补 档案管理制度问题在现场核查中通常不是单纯看“有没有制度”，而是看制度是否现行有效、是否覆盖本单位业务、是否有实际运行痕迹。 一、现场核查重点看什么 制度是否现行有效 文件应有版本号、发布日期、实施日期，不能长期沿用旧模板。 制度是否与单位实际匹配 不能只写通用条文，应体现本单位测绘专业类别、成果类型、归档流程、涉密管理要求。 涉密与非涉密是否分开管理 涉密成果应独立存放、独立标识、独立审批，不得与普通资料混放。 是否有真实运行记录 现场通常会抽查近一年的归档、借阅、移交、备份、销毁等记录。 档案室条件是否与制度一致 制度中写有档案室、保密柜、备份措施的，现场应能看到相应设施和管理痕迹。 二、制度文件应补齐这些内容 档案管理制度建议至少包含以下子制度： 测绘成果接收与归档制度 明确项目完成后由谁移交、移交哪些材料、移交清单格式、归档时限。 测绘成果保管与存储制度 明确纸质档案存放条件、电子数据备份方式、存储介质管理、异地或异质备份要求。 测绘成果借阅与利用制度 明确借阅审批流程、借阅范围、归还要求，涉密成果应单独规定审批权限。 测绘成果销毁制度 明确超过保存期限或无保存价值成果的审批、清点、监销、销毁记录要求。 档案室安全管理制度 明确防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温等管理责任人，以及日常检查要求。 涉密测绘成果管理制度 明确涉密成果接收、登记、存放、借阅、复制、销毁、设备管理和人员管理要求。 三、现场必须准备的运行痕迹 仅提交制度文本容易被认定为“制度未落实”。建议准备近一年内的原件或扫描件： 项目成果归档清单； 成果移交签收单； 档案借阅审批单和归还记录； 涉密成果借阅、复制、销毁审批记录； 电子数据备份记录或备份介质标签； 档案室安全检查记录； 档案管理人员培训或交接记录。 四、现场核查前建议这样整改 先核对退回意见 确认问题是“制度缺失”“制度过时”“涉密管理不规范”还是“缺少运行记录”。 按单位实际修订制度 不要套用与本单位业务不符的模板，制度中的岗位、流程、设施要与实际情况一致。 补齐档案管理人员任命文件 明确档案管理员、涉密管理人员、档案负责人及其职责。 整理档案室实物 档案应分类存放，涉密与非涉密分开，标识清晰，借阅台账可现场抽查。 随机抽一个项目做溯源测试 现场核查常会随机抽查项目，要求从合同、技术设计、检查记录、成果数据到归档记录都能对应上。

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